Все наличные денежные расчёты должны чётко контролироваться Федеральной налоговой службой. Для этого был принят специальный закон от 22.05.2003 №54-ФЗ о применении контрольно-кассовой техники (ККТ). Постепенно перечень видов деятельности с обязательным использованием кассы стал всеобъемлющим — от выдачи кассовых чеков освободили только самозанятых и ИП, оказывающих некоторые виды услуг по патенту. Все остальные должны провести регистрацию онлайн кассы ИП и работать по закону. В нашей статье мы расскажем, как это сделать правильно и оперативно.
Что надо знать до постановки ККТ на учёт
В соответствии со статьёй 4.2 Федерального закона №54-ФЗ, регистрировать и перерегистрировать онлайн кассы в ФНС должны все владельцы кассовых аппаратов, которые ведут расчёты деньгами на территории России, в частности и при проведении оплаты банковскими картами.
Штраф за неприменение онлайн кассы согласно пункту 2 статьи 14.5 КоАП РФ составит:
- от ¼ до ½ от суммы расчёта произведённой без кассы, но не менее 10000 рублей — для ИП;
- от ¾ до полной суммы расчёта произведённой без кассы, но не менее 30000 рублей — для организаций.
Требования законодательства обязывают включать в процесс передачи информации от продавца к ИФНС оператора фискальных данных (ОФД), который эту передачу и осуществляет. Без него легальное использование кассы запрещено. Поэтому, сразу после приобретения кассового оборудования нужно заключить договор с ОФД из перечня, утверждённого ФНС России.
Выбор модели ККТ зависит от её функциональных возможностей и особенностей оказания услуг (например, переносные, стационарные, для работы в помещении, на улице, и т.д.). Важное условие — наличие модели в официальном реестре ККТ, разрешённых к использованию. Тут же можно уточнить о возможности модернизации конкретной модели кассового аппарата.
После покупки кассы и выбора ОФД следует приступить к регистрации кассового оборудования в налоговой инспекции. Делается это одним из трёх способов:
- отправка документов дистанционно, через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФН;
- отправка документов через личный кабинет у ОФД;
- подача документов непосредственно в ИФНС лично, через официального представителя или по почте.
Для первых двух способов понадобится квалифицированная ЭЦП от ИП или руководителя организации.
Регистрация кассового аппарата в налоговой для ИП и ООО проводится бесплатно.
Если кассовое оборудование не поставлено на учёт в ИФНС, печать чеков и передача сведений в налоговую будут невозможными. В результате, деятельность организации станет считаться нелегальной и повлечёт за собой наказание.
За использование онлайн-кассы без постановки на учёт, или после некорректной регистрации, положен штраф в размере:
- от 1500 до 3000 рублей — для ИП;
- от 5000 до 10000 рублей — для организаций (пункт 5 статьи 14.5 КоАП РФ).
Регистрация онлайн-кассы в ИФНС: пошаговая инструкция
Разберём детально, как поставить ККТ на учет через личный кабинет (ЛК) налогоплательщика. При регистрации кассы в налоговой, инструкция для ИП и организаций будет одинакова.
Шаг первый: приобретение электронной подписи и заключение договора с оператором ФД
Заключить договор с ОФД должны все пользователи кассового оборудования. Исключением являются лишь случаи, когда денежные операции проводятся в местности, в которой отсутствует интернет. Список таких территорий утверждается региональными властями.
Также понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП) на ИП или руководителя ООО. Её выдают в ИФНС на основании заявления. Услуга бесплатная, но понадобится флешка (токен), для хранения. КЭП действует в течение года, потом её продлевают.
Шаг второй: подача заявления в налоговую инспекцию
Данный этап состоит из нескольких действий:
Создание ЛК
Регистрация кассового аппарата для ИП всегда начинается с создания личного кабинета на сайте ФНС, если до этого им не пользовались. То же самое и для организаций — у них также есть свой личный кабинет.
В ЛК нужно найти раздел «Учёт ККТ», выбрать пункт «Зарегистрировать ККТ».
Ввод основной информации
Следующий этап — внесение в программу обязательных сведений. Нужно указать:
- адрес регистрации ККТ для ИП или ООО. Выбирается из справочника ФИАС.
- название торговой точки, где будет работать онлайн-касса.
- модель оборудования.
Кроме этого, необходимо указать заводской номер кассового аппарата, который берётся из его паспорта, а также заводской номер фискального накопителя (ФН).
После этого производится автопоиск в реестре налоговой службы, содержащем все номера и модели кассового оборудования, а также сведения об их владельцах.
Можно заранее проверить данные о своей ККТ на специальном сервисе ФНС.
Затем необходимо указать особые параметры использования онлайн-кассы, отметив галочкой пункты, подходящие к вашей ситуации. Например, если аппарат будет использоваться в местности, где отсутствует интернет (из перечня, который утверждён региональными властями), следует отметить соответствующий пункт.
Выбор ОФД из списка
Поскольку договор с ОФД заключается до процесса регистрации кассового аппарата для ООО или ИП, на этом этапе остается только выбрать необходимого оператора из списка, который предложит программа. После этого надо отправить заявление на проверку.
Шаг третий: проведение фискализации
Данный этап состоит из следующих действий:
- ввод в кассовое оборудование параметров регистрации;
- печать специального отчета;
- передача информации из отчёта в ИФНС.
В онлайн-кассу вводят следующие параметры:
- регистрационный номер аппарата (он указывается в специальном окне после успешного завершения проверки заявления).
- данные об ИП или ООО (наименование, ИНН, и т.д.);
- данные об ОФД.
Вводить информацию необходимо с использованием утилиты фискализации, как правило, входящей в пакет программного обеспечения кассового оборудования.
Допускать ошибки при указании ИНН и номера регистрации кассы нельзя. Даже с одной неправильной цифрой ФН будет считаться недействительным. Пользоваться им будет запрещено, а скорректировать данные уже не получится.
Дальнейший этап — печать кассой отчёта о регистрации, в котором будут указаны параметры фискализации. Их необходимо указать в разделе «Отчёт о регистрации контрольно-кассовой техники» в ЛК налогоплательщика. Сюда же следует внести номер и дату отчёта. Завершающее действие — отправка отчета в ФНС.
В таблице подробно указано, как заполнить раздел «Отчёт о регистрации контрольно-кассовой техники» на сайте ФНС при окончании фискализации онлайн-кассы.
| Строка отчёта | Какие данные вносить |
|---|---|
| Фискальный признак (ФП) | Десять цифр, обозначенные в напечатанном кассой отчете «ПД» или «ФПД» |
| Дата и время получения ФП | Дата и время, которые указаны в отчёте |
| № фискального документа | Порядковый номер чека, обозначаемый как «ФД», «ФДН» или «ФД №». Обычно в отчёте регистрации это №1 |
На выполнение фискализации даётся определённое время. Указать параметры регистрации в кассового аппарате необходимо в течение одного рабочего дня, который следует за днём подачи заявления о регистрации кассы ИП или ООО. На передачу данных в ИФНС также даётся один рабочий день после получения регистрационного номера ККТ. Это требование указано в пункте 3 статьи 4.2 Федерального закона №54-ФЗ. Если не сделать этого в указанные сроки, использовать ФН нельзя. Однако при обращении в сервисный центр есть вероятность сделать обнуление кассы, а затем провести процедуру заново.
Узнать, что регистрация ККТ ИП или организации прошла успешно, можно, проверив ЛК налогоплательщика. Туда должна поступить электронная карточка регистрации, подписанная ЭЦП налоговой службы.
Шаг четвёртый: введение регистрационных данных на сайте оператора фискальных данных
Регистрация кассы ООО или индивидуального предпринимателя завершается следующим действием — необходимо войти в личный кабинет, созданный на сайте ОФД, и поставить на учёт свое кассовое оборудование. Для этого потребуется ввод сведений из отчёта о регистрации. Как только данные в ЛК ОФД внесены, можно начинать работу с онлайн-кассой.
Другие варианты постановки кассы на учёт в ИФНС
Дистанционная подача заявления для постановки кассового оборудования на учёт проста и удобна. Но есть и другой способ — регистрация кассового аппарата в налоговой для ООО и ИП при личном посещении налоговой инспекции. Этот вариант подойдёт для местности с недоступным интернетом, или для заявителя, у которого нет КЭП.
Для подачи заявления можно обратиться в любую инспекцию ФНС. КЭП при этом не нужна. Заявление заполняется вручную на бланке установленной формы. Также понадобятся техпаспорта кассового аппарата и фискального накопителя, а также документ подтверждения о владении ККТ (договор покупки, акт передачи, и т.д.). Законодательством не предусмотрено обязательное предоставление такого документа, но его могут запросить в налоговой инспекции.
После подачи заявления в бумажной форме, в месте расположения кассового аппарата нужно выполнить фискализацию и создать отчёт о регистрации ККТ. Делается это точно так же, как и при дистанционной подаче заявления. Затем надо напечатать отчёт регистрации ККТ и предоставить его в ИФНС. После рассмотрения документов налоговики выдадут карточку регистрации кассы.
Поставить кассовое оборудование на учёт в ИФНС необходимо в течение десяти рабочих дней после подачи заявления (пункт 7 статьи 4.2 Федерального закона №54-ФЗ).
Перерегистрация онлайн-кассы
Перерегистрировать ККТ необходимо при каждом изменении сведений, которые указаны в регистрационной карточке — место проживания владельца, номера ФН (при его замене), при гарантийной замене кассового аппарата и т.д.
Есть два варианта перерегистрации ККТ:
- без замены ФН;
- с заменой ФН.
Перерегистрация ККТ без замены ФН
Налоговая инспекция требует проводить перерегистрацию онлайн-кассы, не меняя ФН в случае изменения данных, которые содержатся в регистрационной карточке ККТ. Это может быть замена оператора ФД, новый адрес владельца ККТ и т.д.
Суть данной процедуры — сделать так, чтобы в кассовом аппарате и в карточке, которая оформлена ИФНС, содержалась одна и та же информация. При этом регистрационный номер кассового оборудования не меняется.
Важный момент — выполнять перерегистрацию без замены ФН можно не больше 12 раз. Информация о перерегистрации попадает в техпаспорт фискального накопителя. Обычно во всех ККТ хранятся сведения о том, сколько раз касса была перерегистрирована, и сколько раз ещё это можно сделать. Узнать можно по специальному отчёту онлайн-кассы (для каждой модели оборудования они свои).
Чтобы перерегистрировать онлайн-кассу, отправляется заявление с новыми параметрами через ЛК налогоплательщика. Сделать это нужно не позднее следующего рабочего дня после факта изменений. Заявление нужно подписать своей КЭП. В течение 10 рабочих дней ИФНС оформят новую регистрационную карточку ККТ.
Есть 2 вида сведений, при изменении которых перерегистрировать ККТ с предыдущим ФН нельзя. Это регистрационный номер кассового оборудования и ИНН его владельца. Записать эти данные в памяти устройства можно только один раз. По это причине при изменении такой информации потребуется замена фискального накопителя.
Перерегистрация ККТ с заменой ФН
Основаниями для перерегистрации онлайн-кассы с заменой ФН могут служить:
- истечение срока действия текущего фискального накопителя;
- поломка или иной выход из строя ФН;
- изменение ИНН владельца онлайн-кассы.
Чтобы провести перерегистрацию ККТ с заменой ФН, нужно предварительно:
- распечатать отчёт онлайн-кассы о закрытии ФН;
- снять старый фискальный наполнитель и установить новый;
- распечатать отчёт онлайн-кассы о смене параметров регистрации.
Затем производятся те же действия, что и при обычной регистрации ККТ: зайти в ЛК налогоплательщика, перейти в раздел «Учёт ККТ». Потом — нажать на номер аппарата, для которого требуется перерегистрация. Выбрать пункт «перерегистрировать» и перейти к заполнению заявления. В графе «причина» указать замену ФН.
Кроме того, необходимо скопировать сведения из отчётов, которые были созданы до этого (о закрытии ФН, о смене параметров регистрации). В завершение выбрать модель ФН и нажать кнопку «Подписать и отправить». При правильном указании сведений процедура считается выполненной.
Часто задаваемые вопросы
Этого делать нельзя, так как в фискальном накопителе будут указаны сведения о старом кассовом аппарате. В данном случае необходимо, чтобы у оборудования был новый регистрационный номер. А значит, потребуется регистрация новой ККТ (с новым фискальным накопителем) обычным путём.
Делать этого нельзя ни в коем случае. Если по какой-либо причине оборудование не будет поставлено на учёт, а в кассе появится фискальный документ, который не передан оператору ФД, то спустя 30 дней онлайн-касса будет автоматически заблокирована.
